La factura electrónica y nota electrónica vinculada a aquella se enviará, en la fecha de emisión consignada en esos documentos o, incluso, hasta un plazo máximo de TRES (3) DIAS CALENDARIO siguiente a esa fecha.

Es parte del sistema de emisión electrónica, que comprueba de manera informática el cumplimiento de los aspectos esenciales para que se considere emitido el documento electrónico que sirve de soporte a los comprobante de pago electrónicos, a los documentos relacionados, tales como: factura, boleta de venta, notas de crédito, notas de débito, comprobante de retenciones, comprobante de percepciones, guía de remisión, recibos de servicios público.

El emisor desde sus propios sistemas de emisión, contratará los servicios de un Operador de Servicios Electrónicos (SEE- OSE) para la validación de sus comprobantes.

• La emisión se realiza desde los sistemas desarrollados por el contribuyente al OSE contratado.
• La serie de los comprobantes de pago es alfanumérica, inicia con la letra, y su numeración es correlativa, inicia en 1.
• A través del Portal web de la SUNAT, se puede realizar la verificación de autenticidad del archivo digital enviado desde los sistemas del contribuyente a la SUNAT.

• No tener, para efectos del número de RUC, la condición de domicilio fiscal no habido.
• No tener en el RUC el estado de suspensión temporal de actividades o baja de inscripción.
• Encontrarse afecto en el RUC al impuesto a la renta de tercera categoría, de generar ese tipo de renta, o al Nuevo Régimen Único Simplificado, de corresponder.

La calidad de emisor electrónico en este Sistema se obtiene por designación de la SUNAT o por elección del contribuyente.

Para ello deberá realizar el siguiente procedimiento:

• Indicar a través de SUNAT Operaciones en Línea
  • Cargar un certificado digital y un correo electrónico, 
  • Vincular o autorizar a 1 o más operadores de servicios electrónicos - OSE

Cabe señalar que dicha autorización surte efecto desde el día calendario siguiente a aquél en que se efectúo el registro.

Excepción: DAE. la calidad se obtiene con la primera emisión

Para que puedan ser emitidos el contribuyente deberá:

• Contar con Clave SOL y haber realizado el procedimiento descrito para obtener la calidad de emisor electrónico.
• Tener la condición de domicilio fiscal habido para efectos del RUC.
• No encontrarse en estado de suspensión temporal de actividades o de baja de Inscripción.

Se pueden emitir los siguientes comprobantes de pago electrónico, documentos relacionados y otros comprobantes:

• Factura.
• Boleta de venta (Individual o Resumen diario).
• Notas de crédito
• Notas de débito.
• Comprobante de retenciones.
• Comprobante de percepciones.

• Boletas y notas vinculadas:
  • Entrega o pone a disposición de adquirente o usuario electrónico – medios electrónicos.
  • Entrega o pone a disposición de adquirente o usuario no electrónico - mediante una representación impresa o medios electrónicos si así lo elige.
• Factura y notas vinculadas: Desde que lo entrega o pone a disposición  del adquiriente o usuario electrónico o no electrónico, a través de medios electrónicos. 

• Los comprobantes se emiten considerando el formato electrónico establecido por la SUNAT.
• El emisor realiza el envío al OSE del XML con los datos del comprobante de pago emitido dentro del plazo establecido.
• El OSE debe realizar la comprobación informática de las condiciones de emisión de los documentos que el emisor le envíe, de cumplir con las condiciones el OSE le enviará:

  Constancia de Recepción – CDR, la cual puede tener los siguientes estados:

  • Aceptada: Si el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas. En este caso, el comprobante adquiere total validez tributaria.
  • Aceptada con observación: Cuando el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas y por lo tanto, ya tiene validez tributaria, pero hay datos en el comprobante que, producto de una auditoría, podrían ser reparados.

  Comunicación de Inconsistencia

  • Rechazada: Si no cumple con las condiciones establecidas. En este caso, el comprobante de pago electrónico que se hubiera emitido no tiene validez tributaria. El emisor tendrá que emitir un nuevo comprobante electrónico corrigiendo los motivos por los cuales fue rechazado.

• Posteriormente, el OSE tiene una (1) hora para remitir la información que realizó en la comprobación informática a la SUNAT (XML + CDR).

Puede enviar los comprobantes electrónicos desde la fecha de emisión y hasta un plazo de siete (07) días calendarios, contados desde el día siguiente de la emisión. Si el envío es posterior será rechazado aun cuando hubiere sido entregado al adquiriente o usuario.

El emisor electrónico puede dar de baja la numeración de los documentos no otorgados, si fueron enviados o informados al OSE. A tal efecto, debe considerar lo siguiente:

     a) La baja de la GRE se realiza según la normativa sobre guías electrónicas.

     b) La baja de la factura electrónica, del DAE y de las notas electrónicas vinculadas a aquellos, aun cuando se haya generado respecto de ellos la CDR - comprobantes y nota, se realiza con la comunicación de baja al OSE. 

La comunicación de baja puede incluir uno o más documentos, siempre que todos hayan sido generados o emitidos en un mismo día.

En caso lo enviado por el emisor electrónico al OSE no cumpla con la condición antes indicada, el OSE le remite la comunicación de inconsistencias.

La baja de  la boleta de venta electrónica o de la nota electrónica vinculada a aquella no otorgada, el emisor electrónico debe incluir la información del documento cuya baja comunica en el formato digital de un resumen diario correspondiente al día de emisión de esa boleta de venta o nota. Ese formato debe ser enviado al OSE de acuerdo a la normatividad, considerando lo siguiente:

- Se puede enviar, como máximo, hasta el sétimo día calendario contado a partir del día calendario siguiente de recibida la CDR - comprobantes y nota o la CDR - resumen diario.

 - Tratándose de la boleta de venta electrónica o de las notas electrónicas vinculadas a aquella cuyos ejemplares no se han enviado al OSE o cuya información no se ha incluido en un resumen diario, se puede enviar, a más tardar, hasta el sétimo día calendario contado a partir del día calendario siguiente a la fecha de su generación.

 -  Se debe indicar, al lado de la información cuya baja se comunica, el estado “anulado”.

Emisor electrónico: debe almacenar, archivar y conservar.

1. Un ejemplar de la boleta de venta electrónica y de la nota electrónica vinculada a aquella cuando opte por enviar a la SUNAT el resumen diario con la información de estas.
2. Un ejemplar del comprobante de pago electrónico y de la nota electrónica que reciba en su calidad de adquirente o usuario electrónico.

Adquirente o usuario no electrónico: deberá almacenar, archivar y conservar la representación impresa o el ejemplar del comprobante de pago electrónico o la nota electrónica que reciba cuando tenga efecto tributario.

El almacenamiento de los comprobantes de pago electrónicos, notas electrónicas, resúmenes diarios y constancias de rechazo puede ser realizado en medios magnéticos, ópticos, entre otros.

Adicionalmente, el emisor electrónico debe poner a disposición del adquirente o usuario, a través del medio electrónico que él decida, un ejemplar de la boleta de venta electrónica y de la nota electrónica vinculada a aquella que le haya otorgado, cuando no haya optado por enviar sus ejemplares al OSE. El plazo de esa obligación es de un año, contado desde la emisión de esos documentos. Durante ese plazo el adquirente o usuario puede usar ese medio electrónico para leerlos, descargarlos e imprimirlos.

El emisor electrónico debe definir una forma de autenticación que garantice que solo el adquirente o usuario puede acceder a su información, cuando de acuerdo al medio electrónico empleado, ello sea posible.

Los comprobantes de pago electrónicos que han sido validados por los Operadores de Servicios Electrónicos (OSE), con constancia de recepción: Aceptado, son válidos para todo efecto.

Los OSE pone a disposición del emisor electrónico, adquiriente o usuario, destinatario, remitente y/o transportista la posibilidad de consultar en su página web, el documento electrónico respecto del cual se emitió una CDR y las comunicaciones de inconsistencias que haya emitido.Ver aquí los link de consultas en la página web del OSE.

Las OSE deberán mantener por un mes el documento electrónico respecto del cual se emitió el CDR y las comunicaciones de inconsistencias que haya emitido.

La SUNAT mediante SUNAT Virtual pone a disposición del emisor electrónico, el adquirente o usuario, el destinatario, el remitente y/o el transportista, según corresponda, la posibilidad de consultar, para ello deberá contar con Clave SOL.

• Factura electrónica, el DAE, la nota electrónica vinculada a aquellas y la GRE, la validez, así como la información de las condiciones de emisión y los requisitos mínimos, según corresponda.
• Boleta de venta electrónica y la nota electrónica vinculada a aquella, se puede:
  • Verificar si aquellas fueron emitidas por el emisor electrónico y en qué fecha.
  • Ver la información relativa a los requisitos mínimos si el emisor electrónico optó por enviar el ejemplar al OSE.