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Factura - Desde los Sistemas del Contribuyente

Concepto y características

La Factura Electrónica es un comprobante de pago emitido a través del sistema de emisión electrónica desarrollado desde los sistemas del contribuyente y que permite la sustentación del costo-gasto para efectos del Impuesto a la Renta, así como la utilización del crédito fiscal del Impuesto General a las Ventas. 

Tiene como principales características:

  • La emisión se realiza desde los sistemas desarrollados por el contribuyente, por lo que no necesita ingresar a la web de la SUNAT.
  • Es un documento electrónico que tiene todos los efectos tributarios del tipo de comprobante de pago FACTURA (sustenta costo, gasto, crédito fiscal para efectos tributarios).
  • La serie es alfanumérica de cuatro dígitos comenzando con la letra F.
  • La numeración es correlativa, comienza en uno (1) y es independiente a la numeración de la factura física.
  • Se emite a favor del adquiriente que cuente con RUC, salvo en el caso de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados por las operaciones de exportación.
  • No se puede utilizar para sustentar el traslado de bienes.
  • La autenticidad de los documentos electrónicos emitidos desde los sistemas del contribuyente se puede consultar en el portal web de la SUNAT.
Requisitos para ser emisor electrónico
  • Encontrarse con la condición de domicilio fiscal Habido.
  • Encontrarse en la ficha RUC en estado Activo (no estar en suspensión temporal de actividades o baja de inscripción).
  • Encontrarse afecto al impuesto a la renta de tercera categoría en el RUC.
  • Presentar la solicitud de autorización para afiliarse al sistema de emisión electrónica, a través de SUNAT operaciones en línea – SOL opciones con Clave SOL. 
  • Solicitar la emisión de factura electrónica y notas de débito y crédito electrónicas.
  • Realizar la declaración jurada a través de SUNAT operaciones en línea – SOL opciones con clave SOL.
  • Registrar la dirección de correo electrónico que utilizará como emisor electrónico.
  • Registrar a través de SUNAT operaciones en línea – SOL opciones con clave SOL, el certificado digital que utilizará, como emisor electrónico.
  • Realizar satisfactoriamente el proceso de homologación.
Operatividad

a) Se emite la factura, en los sistemas del contribuyente de acuerdo al formato electrónico establecido por la SUNAT.

b) El emisor envía y/o entrega la factura electrónica a sus clientes (receptores) en formato electrónico a través de una página web, correo electrónico, servicio web, entre otros. El medio de entrega lo define el emisor.

c) Se debe enviar un ejemplar a la SUNAT en la fecha de emisión consignada en la factura electrónica o en la nota electrónica vinculada a la factura electrónica. El emisor tiene un plazo máximo de 7 días calendario contados a partir del día de emisión para hacer el envío, en la forma establecida en el anexo 6 de la Resolución de Superintendencia N° 097-2012/SUNAT. Ref: Art. 12° de la Resolución de Superintendencia N° 097-2012/2012, sustituido por el Art. 1° de la Resolución de Superintendencia N° 374-2013.  

d) La SUNAT valida la información enviada y como resultado de ello, por el mismo medio en el que el emisor envió el comprobante de pago electrónico, envía una Constancia de Recepción – CDR, la cual puede tener los siguientes estados:
i)  Aceptada: Si el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas. En este caso, el comprobante adquiere total validez tributaria.
ii) Aceptada con observación: Cuando el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas y por lo tanto, ya tiene validez tributaria, pero hay datos en el comprobante que, producto de una auditoría, podrían ser reparados.
iii) Rechazada: Si no cumple con las condiciones establecidas. En este caso, el comprobante de pago electrónico que se hubiera emitido, no tiene validez tributaria. El emisor tendrá que emitir una nueva factura electrónica corrigiendo los motivos por los cuales fue rechazado.

e) El emisor debe poner a disposición de sus clientes (receptores), una opción de consulta de los comprobantes que hubiera emitido (facturas, boletas de venta y notas de crédito y de débito), a través de una página web, por un periodo no menor a un año. Para acceder a esa consulta, debe definir un mecanismo de seguridad que permita resguardar la confidencialidad de la información, de modo tal que solo el cliente pueda acceder a ella.

f) Adicionalmente, la SUNAT pone a disposición de los contribuyentes, una opción de consulta de los comprobantes electrónicos emitidos. A través de esa consulta, se puede visualizar la información tributaria del comprobante.

Importante: No es obligatorio que primero se envíe el ejemplar de la factura (y sus correspondientes notas de crédito y debito asociadas) a la SUNAT antes de enviarla al cliente. Sin embargo, debe tener en cuenta que si el ejemplar es rechazado por la SUNAT, no tendrá validez tributaria, por lo que se recomienda, que en la medida que la operatividad lo permita, enviar primero el comprobante a la SUNAT para la validación. Cabe señalar que estos rechazos deben ser mínimos o no existir, considerando que antes de ser autorizados como emisores electrónicos, el contribuyente emisor ha sometido a evaluación, los archivos electrónicos que está generando y es su responsabilidad  mantener estas condiciones a futuro.

Consulta de comprobantes electrónicos

Este sistema de emisión electrónica de comprobantes de pago tiene implementado mecanismos de consulta de la información de las facturas, boletas de venta y notas de crédito y débito asociadas.

Desde accesos que indique el emisor electrónico:

El emisor electrónico pone a disposición de sus clientes (receptores), una opción de consulta de los comprobantes que hubiera emitido (facturas, boletas de venta y notas de crédito y de débito), a través de una página web. Las indicaciones para acceder a este sistema de consulta viene anotada en el propio comprobante de pago que se emita.

Este sistema de consulta garantiza acceso al cliente por un periodo no menor a un año para consultar el comprobante que le ha sido emitido, así como la confidencialidad de la información, de modo tal que sólo el cliente pueda acceder a dicha información.

Consultas sin Clave SOL

Para ello ingrese al portal de la SUNAT a la opción: Opciones sin clave SOL/Sistema de emisión electrónica y elija la opción: verificación de autenticidad del archivo digital (para validar el archivo), o consulta de la validez del CPE. En dicha consulta podrá verificar la validez del comprobante de pago que le han entregado, ingresando el archivo digital o ingresando algunos datos del comprobante.

Consultas con Clave SOL

La permite visualizar los datos tributarios de la boleta de venta o nota de crédito o débito electrónicas que haya recibido. Para ello ingrese a la opción Consultas Boletas de Venta y Notas, dentro de la opción Factura Grandes Emisores.

Consultas en Línea para emisores electrónicos:

La SUNAT ha implementado una Consulta en línea para Emisores Electrónicos desde los Sistemas del Contribuyente, a fin que puedan consultar si una factura, nota de crédito o débito electrónicas vinculadas se encuentran informadas a la SUNAT. Sólo se pueden consultar comprobantes de pago electrónicos emitidos desde los sistemas del contribuyente: Factura, Boletas de Venta, Notas de Crédito y/o Débito.

A fin de implementar esta consulta es línea los emisores electrónicos deben cumplir determinadas pautas (archivo word o pdf ) para efectuar la consulta web de comprobantes emitidos.

Preguntas Frecuentes